Jak zorganizować przeprowadzkę biura

Zmiana siedziby konieczna

Wraz z rozwojem firmy i powiększaniem jej udziału rynkowego lub asortymentu oferowanych produktów lub usług, może zaistnieć potrzeba zmiany jej siedziby. Zmiana adresu firmy nie jest jedynie zabiegiem kosmetycznym, wizerunkowym, ale również poważnym przedsięwzięciem logistycznym. Przedsiębiorca musi pamiętać o zorganizowaniu przeprowadzki w taki sposób, aby przebiegła ona w jak najprostszy, sprawny sposób. Nie jest to łatwe, zwłaszcza, jeśli w dotychczasowym biurze przedsiębiorca zgromadził wiele sprzętów, dokumentów i mebli. Jak je wszystkie przenieść do nowej siedziby?

Plan przeprowadzki biura

Musimy uświadomić sobie, że zmiana siedziby musi być starannie przemyślana. W pierwszej kolejności musimy zastanowić się, czy wszystkie urządzenia i sprzęty znajdujące się w starym biurze będą nam absolutnie potrzebne w nowej lokalizacji i czy wszystkie się tam zmieszczą. Wcale bowiem nie jest powiedziane, że zmiana siedziby firmy zawsze musi obejmować zmianę na większe biuro lub lokal użytkowy. Racjonalne spojrzenie na wyposażenie starego biura pozwoli na ocenę tego, co się przyda w nowym biurze, a co może zostać po prostu wyrzucone lub pozostawione w starym miejscu.

Kolejnym krokiem jest ustalenie, kiedy zorganizować przeprowadzkę biura. Powinien być to termin najbardziej dogodny dla przedsiębiorcy i jego pracowników, najlepiej po zamknięciu wszystkich posiadanych projektów i prac. Najlepiej przeznaczyć na przeprowadzkę co najmniej jeden cały dzień. Termin przeprowadzki powinien być podany do wiadomości wszystkich pracowników z dużym wyprzedzeniem, aby mieli oni szansę oswoić się z tą sytuacją.

Mając wyznaczony termin przeprowadzki można zarezerwować transport dla największych sprzętów i mebli, jakie chcemy przenieść na nowe miejsce. Oszacujmy przy tym, czy wystarczy nam jedna ciężarówka, czy też będziemy musieli skorzystać z większej liczby samochodów lub kursów tym samym pojazdem. Być może nie musimy wynajmować od wykwalifikowanej firmy przeprowadzkowej transportu, ponieważ np. dysponujemy dużym samochodem firmowym. Pozwoli to zaoszczędzić sporo na organizacji przeprowadzki.

Zabezpieczenie sprzętów biurowych

Część sprzętów elektronicznych, drukarki, monitory, projektory, komputery, maszyny, ksero i tym podobne, podczas przewożenia z miejsca na miejsce może ulec uszkodzeniu lub całkowitemu zepsuciu. Aby udaremnić zaistnienie podobnej sytuacji należy zabezpieczyć sprzęty np. folią bąbelkową i zapakować je w kartony ze styropianem. Na pudłach można dodatkowo umieścić informację o tym, aby obchodzić się z nimi ostrożnie. W podobny sposób powinniśmy postąpić ze wszelkimi elementami szklanymi, jakie chcemy przetransportować do nowej siedziby naszej firmy (np. stół szklany z sali konferencyjnej). Po zabezpieczeniu sprzętów folią bąbelkową, można je dla pewności owinąć jeszcze folią strech. Dokumenty, książki i wszelkie inne gadżety firmowe wkładamy do dużych pudeł i opisujemy je, co ułatwi ich wypakowanie i ułożenie w nowym miejscu. Biurka z kolei możemy rozkręcić, aby ułatwić ich transport.

Bezwzględnie podczas całej przeprowadzki biura należy pamiętać o sprawowaniu na bieżąco kontroli nad ważnymi dokumentami firmowymi. Nie można spuszczać ich z oka. Powinny być spakowane oddzielnie, opisane i powierzone osobie kompetentnej, najlepiej pracownikowi firmy, a nie osobie z zewnątrz. Jeśli są to dokumenty poufne, można przewozić je w specjalnych, zaplombowanych opakowania, co zapewni im należyte bezpieczeństwo.

Zaplanowanie nowej przestrzeni w biurze

Oprócz planowania samej przeprowadzki biura, musimy zaplanować rozmieszczenie przewiezionych do nowej siedziby sprzętów. Można narysować prosty plan pomieszczeń biurowych na kartce papieru lub w programie komputerowym i rozlokować na nim stanowiska pracowników, regały z dokumentami i urządzenia komputerowe itp.